DIGITALIZZAZIONE DOCUMENTALE

DIGITALIZZAZIONE DOCUMENTALE
 

GSP offre un servizio di digitalizzazione documentale degli archivi cartacei e archiviazione documenti digitali che consente ai clienti di trasformare i documenti in dati digitali, catalogati e indicizzati, permettendo una rapida ricerca del documento e una facile consultazione, riducendo l’ingombro fisico e i conseguenti costi di gestione.


Dematerializzazione Documenti e Archiviazione Cartacea.
Il servizio di dematerializzazione di documenti e archiviazione cartacea di GSP, permette ad aziende private, alla pubblica amministrazione, agli studi professionali e ai liberi professionisti, di conservare gli archivi originali e accedere a tutti dati aziendali digitalizzati.


Software conservazione sostitutiva
Tramite il software specifico per la consevazione sostitutiva e i programmi per la consultazione, i dati vengono catalogati e indicizzati, rendendoli pronti per essere consultati da tutto lo staff e disponibili in qualsiasi momento.

Per gestire la piattaforma produttiva abbiamo scelto il software di 4Service Solution, che si distingue per le molteplici possibilità e per le elevate performance. GSP ottimizza i tempi di ogni fasi del lavoro, assicurando risultati dagli altissimi standard qualitativi e quantitativi altamente concorrenziali.

Grazie alla collaborazione con Datasis Group utilizziamo software specifici per lettura ottica con motori OCR, ICR, OMR e BCR, per caratteri stampati, manoscritti, speciali, e codici a barre, consentono a GSP di digitalizzare archivi differenti (archivi commerciali, archivi legali, archivi storici, archivi culturali, archivi fiscali), e grazie agli scanner Fujitsu gestiamo rapidamente anche grandi volumi documentali.


Per approfondire consulta le Schede sul servizio di Digitalizzazione Documentale di GSP sottostanti e CONTATTACI per ricevere maggiori informazioni.


Vantaggi per i Clienti che scelgono GSP
Tipologia di formati trattati da GSP
Sicurezza, incentivi e ricaduta sociale dei servizi di GSP
 
Fasi produttive del Servizio Digitalizzazione di GSP
Il processo di digitalizzazione racchiude una serie di fasi che consentono al cliente di fruire di dati digitali conformi allo stato originale, catalogati e indicizzati secondo criteri prestabiliti e pronti in qualsiasi momento per essere consultati, grazie al processo di archiviazione digitale dei documenti.
• Normalizzazione
  • Raggruppamento/suddivisione e riordino dei documenti per categoria di pertinenza.
  • Rimozione dei punti metallici, graffette o ogni altro genere di fermo al fine di rendere ogni foglio libero da impedimenti.
  • Laddove previsto applicazione del codice a barre e separatori per permettere il riconoscimento durante la fase di scansione.
• Scansione documenti
  • Lo scanner effettua delle fotografie del documento cartaceo trasformandolo in un’immagine digitale in formato.pdf, .tiff, .png, .jpeg.
  • Elaborazione con applicazione di OCR, ICR, OMR e BCR di caratteri stampati, manoscritti, speciali, e codici a barre.
  • Le immagini vengono salvate su supporti magnetici come computer o server.
• Indicizzazione documenti
  • Inserimento dati e controllo degli indici per una facile reperibilità del documento digitale attraverso l'uso dei filtri di ricerca.
  • Nel caso delle fatture elettroniche: protocollo, numero fattura, data fattura, etc.
• Catalogazione
  • La Catalogazione consiste nell’abbinamento del documento alla sua scatola.
  • La scatola viene custodita grazie ad un approccio di logistica specializzata, per facilitare ogni singola ricerca.
• Pubblicazione Web
  • Consultazione del database da remoto tramite un apposito software per la gestione web dei documenti.
  • Conservazione del database presso la Server Farm, in alta affidabilità e consultazione disponibile 24 ore su 24 ogni giorno dell'anno.
Modalità di erogazione del servizio offerto da GSP
GSP eroga servizi di gestione documentale prevalentemente in Lombardia e nel Lazio in modalità di Outsourcing.
Tutti nostri servizi, inclusi quelli di digitalizzazione documentale, sono erogati presso gli Istituti di Pena con sede a Roma e a Milano, dal nostro personale opportunamente formato. Tale contesto è caratterizzato da norme restrittive riguardo l’applicazione della sicurezza in ambito di trattamento del dato, posizionando di conseguenza GSP ad un alto livello di sicurezza.
Gestione Magazzino
I clienti possono utilizzare spazi e risorse precedentemente impiegate nella conduzione del work flow documentale nelle aree più vicine al proprio core business, ottenendo inoltre:
  • L'abbattimento dei costi del personale di magazzino
  • L'azzeramento dei costi di sicurezza del magazzino derivati dall’osservazione DL 81/2008
Per saperne di più consulta la scheda Vantaggi pei i clienti che scelgono GSP e se desideri ricevere maggiori informazioni CONTATTACI
Vantaggi per i Clienti che scelgono GSP
Il servizio di digitalizzazione degli archivi cartacei di GSP porta ai cliente importanti vantaggi:
  • REPERIBILITÀ: L’archiviazione digitale facilita la reperibilità del dato aziendale da parte di tutto il team rendendo la disponibilità del dato aziendale immediata. GSP mette a disposizione dei propri clienti la tecnologia di Webdox, software di archiviazione sostitutiva e consultazione dei dati. E’ inoltre disponibile un servizio di validazione dei documenti fiscali per mezzo di conservazione digitale sostitutiva che garantisce nel tempo la validità legale di un documento informatico.
  • INALTERABILITÀ: La digitalizzazione evita la perdita dei dati a causa del deperimento degli archivi o dello smarrimento dei documenti, liberando gli uffici dall’ingombro della carta. Nel processo di digitalizzazione dei dati aziendali GSP mette a disposizione dei propri clienti strutture adibite al servizio di conservazione fisica.
  • SICUREZZA. I dati in formato digitale garantiscono un luogo di lavoro più sicuro e salubre per i lavoratori.
    • Gli archivi digitali occupano meno spazio fisico, nel contesto di un ufficio producono maggior ordine e un ambiente di lavoro più pulito e sano.
    • In materia di interesse per il responsabile sicurezza, eliminare librerie che contengono grandi faldoni di carta significa diminuire gli ostacoli che impediscono l’immediato sgombro dei locali da parte dei dipendenti in caso di rischio e non favorire il diffondersi di un eventuale combustione.
  • RISPARMIO. I dati in formato digitale offrono al dirigente la possibilità di apportare un interessante risparmio economico alle spese aziendali:
    • Non sarà più necessario stampare tutti i dati che riguardano i clienti, ma verranno trasferiti in archivio direttamente in formato digitale, l’obbligo di conservazione cartaceo riguarda infatti solo i contratti firmati.
    • Il tempo che ogni persona impiegava a generare carta e consultare i faldoni, potrà essere impiegato in attività di sviluppo e vendita dei prodotti dell’azienda.
    • Il costo dell’affitto di un ufficio di grandi dimensioni oppure di un magazzino dove conservo l’archivio può essere impiegato in nuovi posti di lavoro o attività commerciali o di ricerca e sviluppo.
Per saperne di più consulta la scheda Tipologia di formati trattati da GSP e se desideri ricevere maggiori informazioni CONTATTACI
Tipologia di formati trattati da GSP
GSP è in grado di trattare una vasta tipologia di archivi, differenti per formato, dimensione, dettaglio, definizione e stato di conservazione, riportiamo qui di seguito un elenco degli archivi più comuni.
Tipologia di formati trattati da GSP
  • Grandi formati:
    • Planimetrie
    • stampe tipografiche
    • banner pubblicitari outdoor
    • Manifesti 70x100 - 100x140
  • Formati uso speciale:
    • Passaporti
    • Buste
    • Bollette
  • Formati standard:
    • Documenti da ufficio
Tipologia di formati trattati da GSP
  • Archivi commerciali e archivi legali:
    • Contratti di vendita
    • Contratti di assicurazione
    • Documenti sanitari
    • Note spese
    • Ordini clienti
    • Pratiche Legali
  • Archivi storici, archivi culturali, archivi fotografici:
    • Libri storici
    • Giornali (lenzuolo, berlinese, compact, tabloid)
    • Riviste
    • Banner pubblicitari
    • Locandine cinematografiche
  • Archivi catastali:
    • Dati catastali che riguardano palazzi storici.
  • Archivi Fiscali:
    • Fatture passive
    • Fatture attive
    • Libri contabili
    • Documenti di trasporto
Per saperne di più consulta la scheda Sicurezza, incentivi e ricaduta sociale dei servizi di GSP e se desideri ricevere maggiori informazioni CONTATTACI
Sicurezza, incentivi e ricaduta sociale dei servizi di GSP

GSP impiega detenuti in esecuzione penale all’interno degli Istituti di Pena allo scopo di ridurre la recidività supportando coloro che hanno le possibilità per reinserirsi.
Tutto il personale scelto da GSP viene opportunamente formato seguendo percorsi professionali individualizzati ed è selezionato in base a capacità, professionalità e competenza.
GSP offre al proprio cliente la certezza della gestione del dato aziendale in piena sicurezza e riservatezza, poiché alla sicurezza del sistema informatico aziendale si sovrappongono le norme di sicurezza imposte dagli Organi di Polizia.

Sgravi fiscali

I clienti che si affidano il servizio di gestione documentale a GSP beneficiano dalla Legge Smuraglia che incentiva l’assunzione di personale detentivo.
La Legge Smuragliaconcede una serie di sgravi fiscali, a chi sceglie di dare un'opportunità lavorativa ai detenuti sul territorio italiano. Sgravi che permettono aGSP di restituire alla collettività il rapporto qualità prezzo per i propri servizi maggiormente competitivo.

Ricaduta Sociale

La collaborazione con GSP può essere inserita nel bilancio sociale delle aziende clienti come attività dalla forte ricaduta sociale e di attenzione all’ambiente.
Affidandosi a GSP infatti i nostri clienti partecipano attivamente al reinserimento lavorativo di persone svantaggiate, contribuendo all’abbattimento del tasso di recidività, come emerge dai dati provenienti dal Ministero.
Inoltre ridimensionare gli archivi cartacei e limitare la produzione di carta riduceuna delle principali cause di inquinamento globale.

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