ARCHIVIAZIONE FISICA

ARCHIVIAZIONE FISICA
 

GSP si occupa dell’archiviazione fisica dei documenti cartacei che ripercorrono la storia legale e amministrativa di un’azienda nonché la sua attività commerciale, garantendo la costante reperibilità dei dati grazie al servizio di custodia e conservazione degli archivi aziendali.


Avvio processo di digital trasformation tramite archiviazione fisica
L'archiviazione fisica affidata a conto terzi protegge, rende integro e reperibile il patrimonio informativo dell’azienda e permette inoltre di eliminare i costi di magazzino. L’impresa può così scegliere di ridistribuire le risorse aziendali in aree maggiormente strategiche per il proprio business. Molteplici sono le storie di nostri clienti che, avvalendosi dei vantaggi dell’archiviazione fisica di GSP, hanno fatto investimenti in ricerca e sviluppo, dato vita a nuovi rami di impresa e avviato percorsi di digital trasformation.


Vantaggi per il cliente grazie al servizio di archiviazione fisica
Il servizio di archiviazione fisica di GSP offre al cliente diversi vantaggi:

  • Custodia e preservazione del proprio archivio cartaceo.
  • Reperibilità del documento.
  • Riduzione dei costi aziendali.

Per approfondire consulta le Schede sul servizio di Archiviazione Fisica di GSP sottostanti e CONTATTACI per ricevere maggiori informazioni.


Vantaggi per i Clienti che scelgono GSP
Tipologia di formati trattati da GSP
Sicurezza, incentivi e ricaduta sociale dei servizi di GSP
 
Fasi produttive del servizio di Archiviazione Fisica di GSP
Il processo di archiviazione fisica racchiude una serie di fasi che consentono al cliente la costante reperibilità dei dati grazie al servizio di custodia e conservazione degli archivi aziendali.
• Logistica e custodia.
  • Ritiro del materiale dalla sede del cliente e consegna presso la sede operativa di GSP entro le 24 ore dalla avvenuta richiesta, con corriere dedicato o espresso.
  • Conservazione della carta in scatole dalle caratteristiche dimensionali, volumetriche e costruttive tali da garantire maneggevolezza, resistenza, protezione della documentazione e praticità di utilizzo.
  • Studio delle dimensioni delle scatole tali da non superare il limite di maneggevolezza da parte di una sola persona.
• Facchinaggio.
  • Gestione dell'imballaggio e confezionamento del materiale attraverso la composizione di appositi bancali o scatole e carico merci presso la sede del cliente.
• Catalogazione e Indicizzazione.
  • Servizio catalogazione con cui gestire e custodire il proprio database cartaceo.
  • Raccolta dei documenti in scatole appositamente costruite per la corretta custodia secondo le norme vigenti.
  • Processo di indicizzazione per facilitare il reperimento del documento cartaceo debitamente custodito.
  • Accessibilità al documento originale entro le 24/48 ore successive alla richiesta da parte del cliente, recapitato tramite corriere.
Per saperne di più consulta la scheda Vantaggi pei i clienti che scelgono GSP e se desideri ricevere maggiori informazioni CONTATTACI
Vantaggi per i Clienti che scelgono GSP
Il servizio di digitalizzazione degli archivi cartacei di GSP porta ai cliente importanti vantaggi:
  • REPERIBILITÀ: L’archiviazione digitale facilita la reperibilità del dato aziendale da parte di tutto il team rendendo la disponibilità del dato aziendale immediata. GSP mette a disposizione dei propri clienti la tecnologia di Webdox, software di archiviazione sostitutiva e consultazione dei dati. E’ inoltre disponibile un servizio di validazione dei documenti fiscali per mezzo di conservazione digitale sostitutiva che garantisce nel tempo la validità legale di un documento informatico.
  • INALTERABILITÀ: La digitalizzazione evita la perdita dei dati a causa del deperimento degli archivi o dello smarrimento dei documenti, liberando gli uffici dall’ingombro della carta. Nel processo di digitalizzazione dei dati aziendali GSP mette a disposizione dei propri clienti strutture adibite al servizio di conservazione fisica.
  • SICUREZZA. I dati in formato digitale garantiscono un luogo di lavoro più sicuro e salubre per i lavoratori.
    • Gli archivi digitali occupano meno spazio fisico, nel contesto di un ufficio producono maggior ordine e un ambiente di lavoro più pulito e sano.
    • In materia di interesse per il responsabile sicurezza, eliminare librerie che contengono grandi faldoni di carta significa diminuire gli ostacoli che impediscono l’immediato sgombro dei locali da parte dei dipendenti in caso di rischio e non favorire il diffondersi di un eventuale combustione.
  • RISPARMIO. I dati in formato digitale offrono al dirigente la possibilità di apportare un interessante risparmio economico alle spese aziendali:
    • Non sarà più necessario stampare tutti i dati che riguardano i clienti, ma verranno trasferiti in archivio direttamente in formato digitale, l’obbligo di conservazione cartaceo riguarda infatti solo i contratti firmati.
    • Il tempo che ogni persona impiegava a generare carta e consultare i faldoni, potrà essere impiegato in attività di sviluppo e vendita dei prodotti dell’azienda.
    • Il costo dell’affitto di un ufficio di grandi dimensioni oppure di un magazzino dove conservo l’archivio può essere impiegato in nuovi posti di lavoro o attività commerciali o di ricerca e sviluppo.
Per saperne di più consulta la scheda Tipologia di formati trattati da GSP e se desideri ricevere maggiori informazioni CONTATTACI
Tipologia di formati trattati da GSP
GSP è in grado di trattare una vasta tipologia di archivi, differenti per formato, dimensione, dettaglio, definizione e stato di conservazione, riportiamo qui di seguito un elenco degli archivi più comuni.
Tipologia di formati trattati da GSP
  • Grandi formati:
    • Planimetrie
    • stampe tipografiche
    • banner pubblicitari outdoor
    • Manifesti 70x100 - 100x140
  • Formati uso speciale:
    • Passaporti
    • Buste
    • Bollette
  • Formati standard:
    • Documenti da ufficio
Tipologia di formati trattati da GSP
  • Archivi commerciali e archivi legali:
    • Contratti di vendita
    • Contratti di assicurazione
    • Documenti sanitari
    • Note spese
    • Ordini clienti
    • Pratiche Legali
  • Archivi storici, archivi culturali, archivi fotografici:
    • Libri storici
    • Giornali (lenzuolo, berlinese, compact, tabloid)
    • Riviste
    • Banner pubblicitari
    • Locandine cinematografiche
  • Archivi catastali:
    • Dati catastali che riguardano palazzi storici.
  • Archivi Fiscali:
    • Fatture passive
    • Fatture attive
    • Libri contabili
    • Documenti di trasporto
Per saperne di più consulta la scheda Sicurezza, incentivi e ricaduta sociale dei servizi di GSP e se desideri ricevere maggiori informazioni CONTATTACI
Sicurezza, incentivi e ricaduta sociale dei servizi di GSP

GSP impiega detenuti in esecuzione penale all’interno degli Istituti di Pena allo scopo di ridurre la recidività supportando coloro che hanno le possibilità per reinserirsi.
Tutto il personale scelto da GSP viene opportunamente formato seguendo percorsi professionali individualizzati ed è selezionato in base a capacità, professionalità e competenza.
GSP offre al proprio cliente la certezza della gestione del dato aziendale in piena sicurezza e riservatezza, poiché alla sicurezza del sistema informatico aziendale si sovrappongono le norme di sicurezza imposte dagli Organi di Polizia.

Sgravi fiscali

I clienti che si affidano il servizio di gestione documentale a GSP beneficiano dalla Legge Smuraglia che incentiva l’assunzione di personale detentivo.
La Legge Smuragliaconcede una serie di sgravi fiscali, a chi sceglie di dare un'opportunità lavorativa ai detenuti sul territorio italiano. Sgravi che permettono aGSP di restituire alla collettività il rapporto qualità prezzo per i propri servizi maggiormente competitivo.

Ricaduta Sociale

La collaborazione con GSP può essere inserita nel bilancio sociale delle aziende clienti come attività dalla forte ricaduta sociale e di attenzione all’ambiente.
Affidandosi a GSP infatti i nostri clienti partecipano attivamente al reinserimento lavorativo di persone svantaggiate, contribuendo all’abbattimento del tasso di recidività, come emerge dai dati provenienti dal Ministero.
Inoltre ridimensionare gli archivi cartacei e limitare la produzione di carta riduceuna delle principali cause di inquinamento globale.

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