Servizi di Digitalizzazione Documentale


In cosa consiste la digitalizzazione documentale e come avviene

Il servizio di dematerializzazione dei documenti e di archiviazione cartacea offerti da gsp consentono alle aziende, private e della Pubblica Amministrazione, e agli studi dei Liberi Professionisti, di ottenere alcuni vantaggi considerevoli, tra i quali:

L'ottimizzazione degli spazi aziendali; Gsp dispone di strutture a norma adibite al servizio di conservazione fisica.
La rapida ricerca del documento e la sua consultazione una volta attivato il servizio di digitalizzazione tramite apposito Data base di Gsp personalizzato per il cliente
La validizione dei documenti fiscali nel tempo per mezzo di conservazione digitale sostitutiva
L'inalterabilità del documento elettronico

La digitalizzazione comprende una serie di fasi che nel complesso consentono al cliente finale di possedere dati digitali conformi allo stato originale, catalogati e indicizzati secondo criteri prestabiliti, pronti in qualsiasi momento per essere consultati.

Fasi produttive

Normalizzazione
Riordino e raggruppamento/suddivisione dei documenti per categoria di pertinenza.
Rimozione dei punti metallici, graffette o ogni altro genere di fermo al fine di rendere ogni foglio libero
da impedimenti, ove previsto applicazione del codice a barre e separatori per permettere il riconoscimento durante la fase di scansione.

Scansione documenti
Lo scanner effettua delle fotografie del documento cartaceo in una immagine digitale nei formati pdf, tiff, png, jpeg che vengono salvati su supporti magnetici come computer o server.
Il documento può essere reso editabile attraverso l'OCR (Optical Character Recognition) per una ricerca agile di parole o parti di testo.

Indicizzazione documenti
Inserimento dati e controllo degli indici per una facile reperibilità del documento digitale attraverso l'uso dei filtri di ricerca.
Nel caso delle fatture elettroniche: protocollo, numero fattura, data fattura, etc.

Catalogazione
La Catalogazione consiste nell’abbinare il documento alla scatola, da custodire in logistica specializzata, per facilitare la singola ricerca.

Pubblicazione Web
Consultazione del database da remoto tramite un apposito software per la gestione web dei documenti.
Conservazione del database presso una Server Farm e consultazione 365 giorni l’anno, 24 ore su 24, anche in caso di guasti.

Disponiamo di scanner adatti a digitalizzare la carta stampa di diverse dimensioni e trattiamo archivi di vario genere

Tipologia di formati
Grandi formati: planimetrie, stampe tipografiche, banner pubblicitari outdoor quali Manifesti 70x100- 100x140.
Formati uso speciale: passaporti, buste, bollette.
Formati standard: documenti da ufficio.

Tipologia di archivi trattati
Archivi commerciali/legali: contratti di vendita, contratti di assicurazione, documenti sanitari, note spese, ordini clienti, etc
Archivi storico/culturali: libri storici, giornali (lenzuolo, berlinese, compact, tabloid), riviste, banner pubblicitari, locandine cinematografiche, etc
Archivi fiscali: fatture passaive e attive, libri contabili, documenti di trasporto, etc.

Modalità di erogazione: outsourcing archivistico e sedi produttive
Eroghiamo servizi di gestione documentale prevalentemente in Lombardia e nel Lazio in modalità di Outsourcing presso le nostre strutture.
I clienti potranno utilizzare i propri spazi e le risorse precedentemente impiegate nella conduzione del work flow documentale in aree più vicine al proprio Core Business, ottenendo inoltre:

  • L'Abbattimento dei costi del personale di magazzino
  • L'Azzeramento dei costi di sicurezza del magazzino DL 81/2008

Tutti nostri servizi, inclusi quelli di digitalizzazione documentale, sono erogati presso gli Istituti di Pena con sede a Roma e a Milano, dal nostro personale opportunamente formato. Tale contesto influisce positivamente sulla sicurezza in ambito di trattamenti del dato.
Tra i vantaggi significativi del modello, primeggia il beneficio dato dalla Legge Smuraglia il cui statuto incentiva le Pmi ad investire nella formazione ed assunzione di personale detentivo.
La legge in questione concede una serie di sgravi fiscali, a chi sceglie di dare un'opportunità lavorativa ai detenuti sul territorio italiano.
Sgravi che permettono di abbassare i costi di produzione e di garantire un prezzo competitivo al cliente finale.

Vantaggi diretti e indiretti
Partecipazione al reinserimento lavorativo dei nostri collaboratori, fattore decisivo di abbattimento del tasso di recidività, secondo le stime del Ministero.
Servizi di alta qualità ad un costo inferiore rispetto al media di mercato.
Riduzione della produzione di carta, una delle principali cause di inquinamento globale

Non esitare a chiamarci o a scriverci per avere maggiori informazioni rispetto ai nostri servizi di Digitalizzazione in outsourcing, le nostre risorse e sedi produttive.